Raport: IT w tradycyjnych firmach w 2024 roku

Dostęp do danych ważniejszy niż nowe funkcje

W 23 firmach produkcyjnych, z którymi współpracowaliśmy w zeszłym roku, największą bolączką nie był brak nowoczesnych systemów, ale chaos w plikach. Pracownicy biurowi tracili średnio 32 minuty dziennie na samo szukanie aktualnej wersji zamówienia lub faktury. To ponad dwie godziny tygodniowo wyrzucone do kosza. Nasza analiza pokazuje, że proste uporządkowanie struktury folderów i wprowadzenie szybkich filtrów wyszukiwania skróciło ten czas do 9 minut. To czysty zysk czasu bez kupowania drogich licencji.

Większość właścicieli obawia się, że nowe IT wywróci ich firmę do góry nogami. Nasze dane z 2024 roku mówią co innego. Najlepsze wyniki osiągnęliśmy tam, gdzie wprowadziliśmy technologię po ludzku, czyli dopasowaną do tego, jak ludzie już pracują. W jednej z hurtowni budowlanych pod Poznaniem zamiast uczyć zespół obsługi nowego panelu, po prostu zintegrowaliśmy ich stary program z prostym czytnikiem kodów. Efekt? O 27% mniej pomyłek przy wydawaniu towaru już w pierwszym miesiącu.

Ludzie nie potrzebują rewolucji w komputerze. Chcą tylko, żeby system przestał im przeszkadzać w robocie.

Szanujemy stare zasady i stare serwery

Często słyszymy, że wszystko musi trafić do chmury. Raport pokazuje, że dla 14 naszych klientów z sektora usługowego, tradycyjny serwer w biurze wciąż jest lepszym rozwiązaniem. Jeśli sprzęt ma 4-6 lat i działa sprawnie, nie ma sensu go wyrzucać. Skupiliśmy się na zabezpieczeniu tych maszyn przed awariami i atakami. Dzięki regularnym kopiom zapasowym wykonywanym co 4 godziny, w dwóch przypadkach udało nam się odzyskać dane po awarii zasilania w mniej niż 110 minut.

Dyplomacja procesowa to nasze podejście, które sprawdziło się w 9 na 10 projektach. Polega ona na tym, że nie zmieniamy regulaminów firmy pod dyktat informatyków. Jeśli w zakładzie od 8 lat obowiązuje zasada, że każda delegacja musi mieć papierowy podpis, to system IT musi to uwzględniać. W raporcie widzimy, że firmy, które zachowały swoje tradycyjne ścieżki decyzyjne, wdrażały nowe narzędzia o 19 dni szybciej niż te, które próbowały na siłę zmieniać strukturę.

Koszty, o których nikt nie mówi głośno

Analizując wydatki naszych klientów, zauważyliśmy ciekawą zależność. Firmy, które kupiły gotowe oprogramowanie bez żadnych modyfikacji, wydały w ciągu roku o około 4300 zł więcej na dodatkowe wsparcie techniczne niż te, które postawiły na prosty, skrojony pod nich system. Okazuje się, że nadmiar funkcji, których nikt nie używa, tylko komplikuje pracę i generuje niepotrzebne pytania do serwisu. W Ambasadzie Innowacji Korporacyjnych stawiamy na minimalizm – instalujemy tylko to, co faktycznie zarabia na siebie.

Warto też wspomnieć o prądzie. W 7 biurach rachunkowych, którymi się opiekujemy, optymalizacja ustawień serwerów i wymiana dwóch najstarszych jednostek pozwoliła obniżyć rachunki za energię w serwerowni o 14% w skali kwartału. To drobna kwota, rzędu 280-350 zł miesięcznie, ale w skali roku pozwala sfinansować porządny audyt bezpieczeństwa. Bez psuciu tego, co działa, można znaleźć oszczędności tam, gdzie nikt ich nie szuka.

Wnioski na drugą połowę roku

Najważniejsza lekcja z naszych 37 projektów? IT musi być przewidywalne. Właściciele firm z Wielkopolski cenią spokój bardziej niż nowinki techniczne. Skuteczne wdrożenie to takie, o którym pracownicy zapominają po dwóch tygodniach, bo staje się dla nich tak naturalne jak telefon na biurku. W 2025 roku będziemy kłaść jeszcze większy nacisk na stabilność połączeń zdalnych, bo 63% badanych przez nas firm deklaruje, że przynajmniej jeden pracownik biurowy pracuje częściowo z domu.

Jeśli planujesz zmiany w swojej firmie, zacznij od przeglądu tego, co już masz. Często okazuje się, że wystarczy drobna korekta w ustawieniach sieci lub wymiana jednego przełącznika za 450 zł, żeby praca przyspieszyła o 18%. Nie daj się namówić na wielkie systemy, jeśli Twój zespół liczy 12 osób. Technologia ma służyć Tobie, a nie Ty technologii. Szanujemy stare zasady, bo to one zbudowały Twój biznes.

Skuteczne IT to takie, którego nie widać, bo po prostu działa każdego ranka.