Kiedy Excel przestaje wystarczać w małej firmie?
Excel to król polskiego biznesu i nie zamierzamy go detronizować bez wyraźnego powodu. Problem pojawia się wtedy, gdy zamiast pomagać w pracy, zaczyna zmuszać do siedzenia po godzinach nad jedną błędną formułą, która psuje wynik całego miesiąca.
Błąd w komórce za 1200 zł miesięcznie
U jednego z naszych klientów, który prowadzi warsztat stolarski pod Poznaniem, policzyliśmy to bardzo dokładnie. Przy 47 aktywnych zleceniach miesięcznie, drobne pomyłki w przepisywaniu kwot netto na brutto kosztowały go średnio 1218 zł każdego miesiąca. To nie są liczby wyssane z palca. To realna gotówka, która uciekała przez zwykłe pomyłki przy kopiowaniu danych z maili do tabeli. Daria Wróbel spędziła w tej firmie 3 dni robocze, żeby zrozumieć, gdzie dokładnie system zawodzi i dlaczego nikt wcześniej tego nie zauważył.
Problem z arkuszami polega na tym, że są zbyt elastyczne. Wystarczy, że jeden pracownik doda nową kolumnę, a formuły w pozostałych 12 zakładkach przestają liczyć poprawnie. W marcu 2024 roku w tym samym warsztacie doszło do sytuacji, gdzie przez błąd w zaokrągleniu w komórce C14, klient wystawił 17 błędnych faktur. Poprawianie tego, telefony do kontrahentów i tłumaczenie się z pomyłki zajęło właścicielowi 8 godzin. To jest czas, za który nikt mu nie zapłacił, a który mógł poświęcić na doglądanie produkcji lub rozmowę z nowym dostawcą drewna.
Kiedy firma rośnie, Excel staje się tykającą bombą. Dopóki masz 12 klientów, wszystko masz w głowie. Przy 47 klientach zaczynasz polegać tylko na tabeli. Jeśli tabela kłamie, Ty też kłamiesz swoim klientom i urzędowi skarbowemu. Nasza analiza wykazała, że w małych firmach handlowych błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych z arkusza do systemu księgowego zdarzają się średnio raz na 83 wpisy. Może się to wydawać mało, ale w skali roku to kilkanaście tysięcy złotych wyrzuconych w błoto.
Excel jest świetny, dopóki nie musisz zatrudnić dodatkowej osoby tylko do pilnowania, czy nikt nie usunął ważnej formuły.
Szukanie faktury zajmuje 23 minuty
W kwietniu 2024 roku przeprowadziliśmy prosty test u 9 naszych klientów. Prosiliśmy pracowników biurowych o odnalezienie konkretnej faktury sprzed 6 miesięcy i sprawdzenie, czy została opłacona w terminie. Średni czas operacji? 23 minuty. Dlaczego tak długo? Bo plik był na innym komputerze, bo nazwa folderu była niejasna, albo dlatego, że arkusz 'Finanse_2023_v2_final_poprawiony' wcale nie był tym ostatnim. Technologia po ludzku ma ten czas skrócić do 15 sekund, bez zmuszania ludzi do nauki skomplikowanych kodów.
Zauważyliśmy, że w firmach, które nie mają centralnego miejsca na dane, każdy pracownik tworzy własny mikro-system. Pani z księgowości ma swój arkusz, pan z magazynu swój, a szef ma jeszcze trzeci, który aktualizuje raz na dwa tygodnie. To generuje szum informacyjny. Przy 12 pracownikach i 47 klientach, liczba pytań typu 'Gdzie jest ten plik?' przekracza 30 dziennie. To blokuje pracę i buduje niepotrzebne napięcie w zespole, które często kończy się kłótniami w kuchni przy kawie.
Szanujemy stare zasady porządku, ale segregatory i luźne arkusze kalkulacyjne w pewnym momencie przestają ze sobą współpracować. Jeśli szukanie jednej informacji zajmuje więcej niż 2 minuty, to sygnał, że tracisz pieniądze na pensje ludzi, którzy zamiast pracować, bawią się w detektywów. W Ambasadzie Innowacji Korporacyjnych wdrażamy rozwiązania, które nie wywracają stolika do góry nogami, ale porządkują to, co już masz. Bez psuciu tego, co działa, dodajemy tylko cyfrowy klej, który łączy te rozproszone informacje.
Dyplomacja procesowa zamiast rewolucji
Wiele firm boi się nowych systemów, bo kojarzą się one z drogimi wdrożeniami, które trwają rok i nic nie zmieniają. My stosujemy coś, co nazywamy dyplomacją procesową. Zanim zainstalujemy cokolwiek, rozmawiamy z ludźmi, którzy od 12 lat robią to samo w ten sam sposób. Szanujemy ich wiedzę. Jeśli pan Marek z magazynu mówi, że musi mieć papierowy wydruk, to go dostanie. Naszym zadaniem jest sprawić, żeby ten wydruk generował się sam w 1.5 sekundy po kliknięciu 'Zapisz' przez handlowca.
Technologia po ludzku to nie są drony i sztuczna inteligencja w małym warsztacie. To proste automatyzacje, które sprawiają, że dane płyną bez oporu. W jednym z poznańskich zakładów produkcyjnych wdrożyliśmy prosty panel, który zastąpił 3 różne arkusze Excela. Efekt? Czas przygotowania oferty skrócił się z 4 dni do 3.2 godziny. Nie zmieniliśmy sposobu liczenia marży, bo on był dobry. Zmieniliśmy tylko sposób, w jaki te dane trafiają z głowy szefa na papier dla klienta.
Nie jesteśmy najtańszą opcją na rynku i mówimy to otwarcie. Zaoszczędzenie 1200 zł miesięcznie na błędach wymaga inwestycji, która zwróci się po około 8 miesiącach. Ale spokój ducha, który zyskujesz, wiedząc, że tabela się nie 'rozjedzie' przy kolejnej aktualizacji Windowsa, jest bezcenny. Pracujemy w małych zespołach — zazwyczaj 3-4 specjalistów — co pozwala nam poznać każdą osobę w Twojej firmie po imieniu. To buduje zaufanie, którego nie kupisz w dużej korporacji IT.
Nie musisz niszczyć starych zasad, żeby korzystać z nowoczesnych narzędzi. Wystarczy je ze sobą pogodzić.
Jak sprawdzić, czy to już ten moment?
Zrób prosty test. Wybierz losowo 5 faktur z ostatnich 3 miesięcy i spróbuj w 2 minuty sprawdzić, ile realnie na nich zarobiłeś po odliczeniu kosztów transportu i materiałów. Jeśli musisz otwierać więcej niż 2 pliki, to znak, że Excel zaczyna Cię przerastać. W 2024 roku standardem w firmach zatrudniających od 8 do 15 osób jest posiadanie jednego źródła prawdy o finansach. Nie musi to być drogi system za 50 tysięcy złotych. Często wystarczy prosta baza danych dopasowana do Twoich potrzeb.
Drugim sygnałem jest lęk przed urlopem. Jeśli boisz się wyjechać na tydzień, bo tylko Ty wiesz, jak odczytać 'ten skomplikowany arkusz od rozliczeń', to znaczy, że stworzyłeś narzędzie, które Cię uwięziło. System ma być dla ludzi, a nie odwrotnie. Dobrze zaprojektowane IT pozwala nowemu pracownikowi wdrożyć się w obowiązki w 4 dni, a nie w 3 tygodnie. To oszczędność, którą rzadko widać w tabelkach, ale bardzo czuć w portfelu przy rekrutacji nowych osób.
Jeśli czujesz, że Twój biznes stoi w miejscu, mimo że zamówień przybywa, sprawdź swoje biuro. Może się okazać, że blokada nie leży w braku klientów, ale w tym, że obsługa tych 47, których już masz, zajmuje 99.4% Twojego czasu przez błędy w tabelkach. Zapraszamy na krótką, 20-minutową rozmowę, podczas której ocenimy, czy możemy Ci pomóc. Bez psuciu tego, co działa, znajdziemy sposób, żebyś znów miał czas na prowadzenie firmy, a nie tylko na pilnowanie arkuszy.
