Jak rozmawiać z informatykiem, żeby się zrozumieć?
Większość problemów z technologią w firmie nie wynika z błędów w kodzie, ale z tego, że biznes i IT siedzą po dwóch stronach szklanej ściany. Słuchasz o kontenerach, chmurach i architekturze, a Ty chcesz po prostu, żeby faktura drukowała się bez błędu na trzecim piętrze. Ten tekst pomoże Ci zburzyć tę ścianę bez kłótni o budżet.
Problem 11 minut i trzech różnych definicji
Podczas typowego spotkania w biurze przy Półwiejskiej 42 zauważyliśmy ciekawą rzecz: pierwsze 11 minut rozmowy o nowym programie to zazwyczaj czysty chaos. Właściciel mówi o 'szybkim usprawnieniu', a informatyk myśli o 'całkowitej przebudowie bazy danych'. Problem polega na tym, że słowo 'proste' dla każdego oznacza co innego. Dla Ciebie proste jest to, co widać na ekranie, dla technika to, co dzieje się pod spodem. Przez takie nieporozumienia projekty, które miały trwać 14 dni, ciągną się przez 7 tygodni, a budżet puchnie o kolejne 4300 złotych.
Zamiast prosić o 'nowoczesny system', zacznij od opisania konkretnej czynności. Powiedz: 'Chcę, żeby pani z księgowości klikała jeden przycisk zamiast przepisywać 12 pól z Excela'. To jest język faktów, który informatyk potrafi przełożyć na konkretne godziny pracy. Kiedy zaczęliśmy stosować tę metodę u jednego z naszych klientów z branży transportowej, czas omawiania zadań skrócił się o 32% już w pierwszym miesiącu. (Swoją drogą, informatycy naprawdę doceniają, gdy nie musza zgadywać, co autor miał na myśli).
Informatyk nie jest wróżbitą. On potrzebuje instrukcji obsługi Twojego problemu, a nie Twoich marzeń o technologii.
Przeliczanie megabajtów na roboczogodziny
W Ambasadzie Innowacji Korporacyjnych stosujemy zasadę: technologia ma służyć starym, sprawdzonym zasadom, a nie je wywracać. Jeśli Twój dział IT twierdzi, że musisz zmienić cały regulamin pracy, bo 'system tak nie działa', to znaczy, że system jest źle dobrany. Dobra technologia to taka, która szanuje Twój sposób prowadzenia biznesu wypracowany przez ostatnie 8 lat. Nie daj się złapać na modne hasła o 'cyfrowym świecie', jeśli jedynym efektem ma być to, że Twoi ludzie będą pracować wolniej.
Spójrz na to przez pryzmat pieniędzy. Każda godzina, którą informatyk spędza na poprawianiu czegoś, co już działało, to koszt rzędu 150-250 złotych. W zeszłym kwartale pomogliśmy firmie z Poznania uratować 3800 złotych miesięcznie tylko dlatego, że powstrzymaliśmy ich przed zakupem drogiej aktualizacji, której w ogóle nie potrzebowali. Wystarczyło 17 minut szczerej rozmowy o tym, co faktycznie jest wąskim gardłem w ich biurze. Czasami najnowocześniejszym rozwiązaniem jest po prostu naprawienie tego, co już masz, zamiast kupowania nowego.
Brief, który nie gryzie i ma tylko 3 punkty
Nie musisz znać się na programowaniu, żeby napisać dobry brief. Wystarczą trzy konkretne punkty: co robimy teraz, co nas w tym denerwuje i co ma się zmienić po wdrożeniu. Unikaj przymiotników. Słowa takie jak 'szybki', 'ładny' czy 'intuicyjny' nic nie znaczą dla kogoś, kto pisze kod. Zamiast 'system ma być szybki', napisz 'strona ma się ładować w 2.4 sekundy'. To jest konkret, z którego możesz rozliczyć wykonawcę przy odbiorze prac.
Pamiętaj o dyplomacji procesowej. Wprowadzenie nowej funkcji to często zmiana nawyków u 47 różnych osób w Twojej firmie. Jeśli informatyk dostanie jasny sygnał, że technologia musi współgrać z obecnym obiegiem dokumentów, nie zaproponuje Ci rewolucji, która sparaliżuje biuro na 3 dni. Ustalcie czas odpowiedzi na zgłoszenia. W małych i średnich firmach realny czas reakcji to zazwyczaj 4-6 godzin w dni robocze. Obietnice o naprawie wszystkiego w 5 minut to zazwyczaj marketingowa bajka, która pryska przy pierwszej poważnej awarii.
Skuteczny brief to taki, który Twoja babcia i Twój programista zrozumieją tak samo.
Szanujemy stare zasady, czyli IT po ludzku
Wiele osób boi się IT, bo czują, że tracą kontrolę nad własnym biznesem na rzecz czarnych skrzynek i skomplikowanych haseł. Nasza filozofia w Ambasadzie Innowacji Korporacyjnych jest inna: Ty rządzisz, technologia pomaga. Jeśli proces w Twojej firmie działa od 2017 roku i przynosi zyski, to my go nie psujemy. My go tylko naoliwimy. Technologia po ludzku to taka, którą potrafi obsłużyć każdy pracownik po 15-minutowym przeszkoleniu, a nie tylko najmłodszy stażysta, który wychował się ze smartfonem w ręku.
Podsumowując: komunikacja z IT to nie jest walka o dominację. To negocjacje handlowe. Kupujesz czas i spokój swojej ekipy. Wymagaj terminów, które nie są zaokrąglone do pełnych miesięcy. Pytaj o koszty utrzymania, a nie tylko wdrożenia. I przede wszystkim – nie bój się przyznać, że czegoś nie rozumiesz. Prawdziwy ekspert to taki, który potrafi wytłumaczyć budowę serwera za pomocą analogii do magazynu z częściami samochodowymi. Jeśli Twój rozmówca chowa się za trudnymi słowami, to znaczy, że sam nie do końca wie, jak rozwiązać Twój problem.
