Skrócenie obiegu faktur o 3 dni w hurtowni
Wprowadziliśmy prosty system skanowania, który zastąpił bieganie między piętrami. Pracownicy magazynu nauczyli się obsługi w 2 godziny.
W hurtowni Metal-Spec faktury krążyły między rampą a biurem zbyt długo. Dokumenty często leżały na biurkach, czekając na przeniesienie na inne piętro. Wdrożyliśmy system, który zamyka ten proces w kilka minut.
Wyzwanie
Hurtownia obsługuje 43 stałych dostawców i setki mniejszych zamówień miesięcznie. Przez lata dokumenty przenoszono ręcznie z magazynu do głównego biura na piętrze. Faktura zakupu potrafiła leżeć u magazyniera 2 dni, zanim ktoś ją wpisał do systemu. Powodowało to opóźnienia w płatnościach i błędy w stanach magazynowych. W lipcu 2024 roku zaginęło 12 dokumentów, co skończyło się karą finansową w wysokości 2 800 zł.
Podejście
Zaczęliśmy od rozmowy z 4 pracownikami magazynu, żeby zrozumieć, dlaczego nie używają starych komputerów. Okazało się, że sprzęt był zbyt wolny i stał za daleko od miejsca rozładunku. Zamiast rewolucji, postawiliśmy na 2 proste tablety i jeden skaner przemysłowy przy samych drzwiach. Ambasada Innowacji Korporacyjnych zastosowała tu zasadę dyplomacji procesowej – nie zmienialiśmy nawyków podpisywania papieru, tylko dodaliśmy jeden szybki ruch ręką na końcu.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy cyfrową skrzynkę odbiorczą połączoną z obecnym programem magazynowym klienta. Nie wyrzuciliśmy tego, co działało od 11 lat, tylko dodaliśmy nową funkcję. System automatycznie rozpoznaje NIP dostawcy i przypisuje skan do dostawy. Magazynier widzi zielony komunikat i wie, że sprawa załatwiona. Księgowa dostaje powiadomienie po 4 sekundach od skanu i może od razu zatwierdzić przelew.
Rezultaty
Czas od przyjęcia towaru do zaksięgowania faktury spadł z średnio 74 godzin do 4,2 godziny. Pracownicy magazynu nie muszą już biegać po schodach 15 razy dziennie, a firma przestała płacić kary za nieterminowe faktury.
Harmonogram
-
Sierpień 2024Obserwacja pracy na rampie i wywiady z załogą magazynu
-
Wrzesień 2024Montaż skanera i konfiguracja 2 tabletów przemysłowych
-
Październik 2024Szkolenie 6 osób i pełne uruchomienie systemu
"Początkowo myślałem, że to kolejny gadżet, który tylko utrudni robotę moim ludziom. Okazało się, że skanowanie trwa 3 sekundy, a ja mam święty spokój z papierami. W końcu księgowość nie dzwoni do mnie z pretensjami o zgubione kwity."