Cyfrowe archiwum dla biura projektowego
Uporządkowaliśmy 8 lat dokumentacji technicznej. Teraz znalezienie projektu z 2017 roku zajmuje 14 sekund zamiast godziny.
W biurze 'Kreska' dokumenty rządziły ludźmi, a nie odwrotnie. 8 lat pracy architektów spoczywało w 87 grubych segregatorach, które zajmowały całą ścianę w korytarzu. Ambasada Innowacji Korporacyjnych wprowadziła tam cyfrowy porządek, szanując stare przyzwyczajenia zespołu.
Wyzwanie
Głównym problemem był czas. Kiedy klient dzwonił z pytaniem o projekt sprzed 5 lat, praca w biurze stawała. Dwóch architektów musiało iść do archiwum i wertować papiery przez średnio 65 minut. Często okazywało się, że szukany rysunek jest na starym dysku zewnętrznym, którego nikt nie opisał od 2019 roku. Chaos w dokumentach powodował irytację i błędy w komunikacji z urzędami.
Podejście
Zastosowaliśmy naszą zasadę: bez psuciu tego, co działa. Wysłaliśmy 3-osobowy zespół, który najpierw przyjrzał się, jak architekci nazywają swoje teczki. Nie narzucaliśmy korporacyjnych standardów. Wykorzystaliśmy dyplomację procesową, żeby przekonać zespół do zmiany nawyków. Podzieliliśmy pracę na etapy: fizyczną segregację, skanowanie z automatycznym rozpoznawaniem tekstu i ustawienie lokalnego serwera z kopią w chmurze.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy system oparty na prostych tagach. Każdy projekt z lat 2016-2023 został zeskanowany i opisany czterema kluczami: rok, miejscowość, nazwisko inwestora i numer działki. Zainstalowaliśmy jeden szybki skaner sieciowy i nauczyliśmy 9 pracowników, jak wrzucać nowe szkice do systemu w 3 sekundy. Technologia po ludzku zastąpiła bieganie do korytarza.
Rezultaty
Biuro odzyskało kontrolę nad własną historią. Architekci przestali tracić czas na przekopywanie segregatorów, a na miejscu szaf stanęły dwa nowe biurka dla stażystów. Wszystko działa stabilnie i bez kłótni o zagubione pliki.
Harmonogram
-
15 stycznia 2024Inwentaryzacja 12 metrów bieżących dokumentacji papierowej.
-
2 lutego 2024Konfiguracja serwera i testowe wdrożenie systemu tagowania.
-
18 lutego 2024Warsztaty dla zespołu z obsługi cyfrowego archiwum.
-
14 marca 2024Finalne przekazanie bazy danych i utylizacja zbędnych papierów.
"Szczerze mówiąc, bałem się tego skanowania. Myślałem, że utoniemy w kosztach i robocie. Ambasada Innowacji Korporacyjnych zrobiła to sprawnie. Nie byli najtańsi, ale teraz znalezienie rysunku z 2017 roku trwa chwilę. To nam uratowało nerwy."